یکی از مهم‌ترین تکالیف قانونی بسیاری از کسب و کارها، نگارش صحیح دفاتر قانونی است؛ به نحوی که مورد پذیرش سازمان مالیاتی باشد. از آنجا که نحوه نوشتن دفاتر قانونی و ثبت اطلاعات در این دفاتر تابع قوانین خاصی است .موسسه چرتکه پرداز در این مطلب به نحوه نوشتن دفاتر قانونی می پردازد.

دفتر قانونی دفتری است که کلیه رویدادهای مالی یک مجموعه اقتصادی اعم از بدهکاری و بستانکاری به ترتیب زمان وقوع آنها در آن ثبت می‌شود. این دفاتر بر اساس اهمیت آنها برای مجموعه اقتصادی به دو دسته تقسیم می‌شوند:

♦️ دفاتر قانونی رسمی؛ مانند دفتر روزنامه و دفتر کل

♦️ دفاتر قانونی کمکی (غیررسمی)؛ نظیر دفتر معین 

انواع دفاتر قانونی یا دفاتر حسابداری

دفتر روزنامه:

اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه رویدادهای مالی و محاسباتی خود را با رعایت اصول و موازین و استانداردهای حسابداری و به ترتیب تاریخ وقوع در این دفتر ثبت می‌نمایند.

دفتر کل:

عملیات ثبتی در دفتر روزنامه برحسب سرفصل یا کدگذاری حساب‌ها در صفحات دفتر کل ثبت می‌شوند؛ به این ترتیب تنظیم صورت‌های مالی اساسی (صورت سود و زیان و ترازنامه) ساده‌تر خواهد بود.

دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه):

صاحبان مشاغل گروه دوم و سوم می‌توانند معاملات خود را به ترتیب تاریخ وقوع در این دفتر ثبت نمایند؛ به طوری که در پایان سال تعیین جمع درآمد و هزینه شغلی مودی و تنظیم حساب سود زیان از آن امکان پذیر باشد.

حداقل ستون‌های این دفتر عبارتند از: تاریخ، شرح معاملات، درآمد، هزینه و دارائی‌های قابل استهلاک

نکته

پس از آخرین اصلاحیه آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، تنها ملاک ارزیابی حوزه مالیاتی رسیدگی به دفاتر پلمپ قانونی، دفاتر روزنامه و کل است و دفاتر درآمد و هزینه از معیارهای ارزیابی حذف شده است.

دفتر معین:

برای تفکیک هر یک از حسابهای دفتر کل برحسب شرایط حساب از دفتر معین ویژه‌ای استفاده می‌شود. از انواع دفاتر معین می‌توان به معین بدهکاران، بانک و اموال اشاره نمود؛ کارت‌های حساب (دستی یا ماشینی) نیز از نمونه‌های دفاتر معین است.

دفتر دارایی:

در گذشته کلیه دارایی‌های (منقول و غیرمنقول) و همچنین مطالبات و دیون اشخاص (حقیقی و حقوقی) در این دفتر ثبت می‌شد؛ (ماده 9 قانون تجارت) امروزه با رواج استفاده از ترازنامه، نیازی به تهیه دفتر دارایی و نوشتن دفتر اموال نیست.

دفتر کپیه:

در گذشته کلیه صورتحساب‌ها و نامه‌های اداری به ترتیب تاریخ وقوع در دفتری با عنوان دفتر کپیه ثبت می‌شد؛ (ماده 10 قانون تجارت) امروزه استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری نیاز به این دفتر را از بین برده‌اند.

علت قانونی تهیه دفاتر روزنامه و کل چیست؟

اولین و مهم‌ترین علت تحریر دفاتر قانونی سهولت در نگهداری اسناد و مدارک مورد نیاز سازمان مالیاتی جهت بررسی عملکرد مجموعه اقتصادی حتی پس از گذشت چندین سال و بدون مفقود شدن آنها است؛ نگهداری چندین ساله اسناد و مدارک بر اساس مفاد قانون ارزش افزوده، الزامی است. اما تحریر دفاتر حسابداری دلایل دیگری نیز دارد که در ادامه به آنها می‌پردازیم:

♦️ نمایش دقیق هر یک از حساب‌ها و مانده آنها

♦️ طبقه‌بندی اطلاعات مالی مجموعه بر اساس تاریخ جهت دسترسی ساده‌تر

♦️ کاهش اشتباهات حسابداری نظیر ثبت مکرر یا عدم ثبت اسناد

♦️ نمایش کامل هر رویداد همراه با طرفین حساب مربوطه

زمان دریافت دفاتر قانونی یا حسابداری

کلیه اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی گروه اول باید دفاتر قانونی هر دوره مالی خود را قبل از آغاز سال مربوطه دریافت نمایند؛ به این ترتیب شرکت‌ها باید تقاضای دریافت و پلمپ دفاتر قانونی سالانه خود را پایان اسفند ماه قبل از شروع سال مالی به اداره ثبت شرکتها ارسال نمایند.

نکته

حتما پس از تحویل، دفاتر را چک نمایید و شماره پلمپی که در صفحه اول دفاتر وجود دارد را با شماره بارکدی که روی پلمپ حک شده، تطبیق دهید. همچنین مهر و امضا، تاریخ تحویل دفتر (قبل از آغاز سال مالی)، نام شرکت و شماره ثبت آن را بررسی و در صورت مغایرت به اداره ثبت شرکتها اطلاع دهید.

زمان تحویل دفاتر قانونی یا حسابداری

پس از دریافت دفاتر قانونی از اداره پست و چک کردن آنها، حسابداران موظفند کلیه رویدادهای مالی مجموعه را به صورت دستی در دفاتر ثبت کنند؛ در حقیقت در پاسخ به این پرسش که نحوه نوشتن دفتر روزنامه و کل در اکسل چگونه است؟ باید گفت نحوه نوشتن دفتر روزنامه و نحوه نوشتن دفتر کل به صورت کاملا دستی انجام می‌شود؛ اما هر مجموعه به نرم افزارهای حسابداری جهت نگهداری و سادگی گزارش‌گیری نیاز دارد.

دفاتر قانونی هر سال با اتمام آن سال مالی بسته می‌شوند، حتی اگر دفتر تمام نشده باشد. به این صورت که پس از تایید نهایی مدیر مالی شرکت، دفاتر به مراجع ذی‌ربط تحویل داده می‌شود. مودیان موظفند دفاتر تکمیل شده را نزد خود نگه دارند. معمولا 3 الی 4 ماه پس از ارسال اظهارنامه عملکرد سال مورد نظر، نامه‌ای با عنوان “برگ دعوت‌نامه ارائه اسناد و مدارک مالیات عملکرد سال… ” از طرف ممیز دارایی برای مودی ارسال می‌شود؛ پس از آن مودی مدت یک هفته الی 15 روز جهت تسلیم اسناد و مدارک خواسته شده از جمله دفاتر قانونی تکمیل شده خود به سازمان مهلت خواهد داشت.

آیین نامه و بخشنامه دفاتر قانونی

نحوه نوشتن دفاتر قانونی

شماره ردیف (شماره سند حسابداری): شماره سند حسابداری مربوط به رویداد مالی درج می‌شود.

تاریخ: معمولا سال در قسمت بالای تاریخ درج می‌شود و در ستون مربوطه روز و ماه درج می‌شود.

شماره دفتر کل (عطف): شماره صفحه دفتر کل که اطلاعات سند مربوطه به آن صفحه منتقل شده، درج می‌شود.

شرح: در سطر اول حساب‌ بدهکار، در سطر دوم حساب بستانکار و در سطر سوم توضیح مختصری از رویداد مربوطه یادداشت می‌شود.

نکته: برای هر رویداد مالی حداقل سه سطر اختصاص می‌یابد.

منقول از صفحه: پایین هر صفحه از دفتر روزنامه رسمی شماره‌ای درج شده است؛ پس از اتمام یک صفحه و برای رفتن به صفحه دیگر، شماره مذکور در بخش منقول از صفحه … درج می‌شود.

بدهکار: مبلغ بدهکار موجود در سند حسابداری به این ستون منتقل می‌شود.

بستانکار: مبلغ بستانکار موجود در سند حسابداری به این ستون منتقل می‌شود.

روش نوشتن دفتر روزنامه با درج کلیه اسناد حسابداری به ترتیب وقوع ادامه می‌یابد تا صفحه به پایان برسد. پس از پایان یک صفحه در دفتر روزنامه، جمع ستون بدهکار و بستانکار در پایین صفحه درج می‌شود.

بهتر است همواره کلیه اجزای هر سند در یک صفحه ثبت شود؛ در نتیجه همواره جمع دو ستون بدهکار و بستانکار با هم برابر می‌شود.

قوانین تحریر دفتر روزنامه

در زمان تحریر دفتر روزنامه رعایت برخی نکات و قوانین الزامی است که در ادامه به بررسی آنها می‌پردازیم.

♦️ طریقه نوشتن دفتر روزنامه به این صورت است که بهتر است رویدادهای مالی به صورت روزانه یا ماهانه در دفتر ثبت شوند.

نحوه نوشتن دفتر روزنامه به صورت ماهانه به این صورت است که کلیه اطلاعات به همین صورتی که گفته شد در دفتر روزنامه ثبت می‌شود؛ تنها عناوین حساب‌های معین درج نمی‌شود. ثبت ماهانه کار چندان مناسبی نیست زیرا امکان بروز اشتباه را در نوشتن دفتر روزنامه بالا می‌برد.

♦️ معمولا بدهکاران را در سمت راست دفتر و بستانکاران را در سمت چپ درج می‌کنند.

♦️ اولین سطر هر صفحه مخصوص نقل از صفحه قبل و آخرین سطر مخصوص نقل به صفحه بعد هستند.

♦️ شماره صفحه دفتر که سند حسابداری در آن درج شده، در بالای سند حسابداری درج و سپس بایگانی می‌شود.

♦️ بهتر است انتهای اسناد در دفتر با یک خط مورب بسته شود.

آموزش نوشتن دفتر کل

طریقه نوشتن دفتر کل به این صورت است که در بالای صفحه عنوان حسابی که ورود و خروج وجوه برای آن روی داده است، نوشته می‌شود؛ در ادامه برای یادگیری بهتر طرز نوشتن دفتر کل، به معرفی ستون‌های این دفتر آغاز می‌پردازیم:

حساب: برای هر یک از حساب‌هایی که به هر شکل درگیر رویدادهای مجموعه است، یک یا چند صفحه اختصاص داده می‌شود؛ در بخش حساب، عنوان حساب مربوطه یادداشت می‌شود.

تاریخ: همانند دفتر روزنامه، سال مورد بررسی در بالای عبارت تاریخ و در ستون‌ها، تنها روز و ماه رویداد مربوطه درج می‌شوند.

شماره دفتر روزنامه: شماره‌ای از دفتر روزنامه که اطلاعات از آن منتقل شده است.

شرح: در این ستون توضیح مختصری از رویداد درج می‌شود.

بدهکار/ بستانکار: ماهیت بدهکار یا بستانکار بودن رویدادی که از حساب مربوطه انجام شده در این ستون‌ها مشخص می‌شود.

تشخیص: پس از جمع کلیه موارد بدهکاری و کلیه موارد بستانکاری به صورت مجزا، تفاضل این دو، ماهیت باقیمانده حساب را مشخص می‌کند؛ در صورتی که جمع بدهکار بیشتر باشد باقیمانده بدهکار بوده در ستون تشخیص عبارت “بد” ثبت می‌شود؛ در صورتی که جمع بستانکار بیشتر باشد، باقیمانده بستانکار بوده در این ستون عبارت “بس” درج می‌شود.

باقیمانده: تفاضل بدهکاران و بستانکاران در این ستون درج می‌شود.

پس از پایان رویدادها در انتهای صفحه جمع کل ستون‌های بدهکار، بستانکار و باقیمانده و ماهیت باقیمانده حساب درج می‌شود.

♦️ بهتر است حسابداران ظرف مدت 15 روز اطلاعات دفتر روزنامه را به سرفصل مربوطه در دفتر کل انتقال دهند.

♦️ نحوه نوشتن دفتر کل به صورت ماهانه به این صورت است که کلیه اطلاعات به همین صورتی که گفته شد از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل می‌شود؛ تنها عناوین حساب‌های معین درج نمی‌شود.

♦️ در دفتر کل گردش حساب بدهکار و بستانکار در انتها درج شده و تفاضل حاصل از این دو به عنوان باقیمانده حساب در زیر عدد بزرگتر درج میگردد. سپس این مانده به ترازنامه منتقل می‌شود.

♦️ بهتر است انتهای حساب در دفتر کل با یک خط مورب بسته شود.

قابل توجه

رای ثبت اسناد و مدارک حسابداری، باید از خودکار، روان‌نویس و یا خودنویس استفاده شود؛ رنگ خودکار دفاتر قانونی باید مشکی باشد.

اگر برای اولین بار است که وارد دنیای تحریر دفاتر می‌شوید به هیچ عنوان از روان نویس و یا خودنویس استفاده نکنید؛ صرفا از خودکارهایی که جوهر پس نمی‌دهند، استفاده نمایید.

♦️ اطلاعات باید بدون خط خوردگی روی سطرها نوشته شود؛ همچنین نباید هیچ سطری خالی بماند. خالی بودن سطور در دفاتر قانونی، موجب رد شدن دفاتر قانونی از سوی سازمان می‌شود.

♦️ به دلیل حساسیت بالای تحریر دفاتر قانونی و جهت جلوگیری از خط خوردگی دفتر روزنامه و یا دفتر کل بهتر است ابتدا دفاتر را با مداد بنویسید؛ سپس روی آن را با خودکار پررنگ نمایید.

راهکار

بهتر است برای بدون اشکال بودن دفاتر از دفتر چرک نویس روزنامه و کل استفاده شود؛ پس از انطباق و مغایرت‌گیری مانده‌ها، اطلاعات به دفاتر اصلی انتقال داده شود .

♦️ در صورت بروز اشتباه در دفاتر قانونی، از تیغ و یا لاک غلط‌گیر استفاده نکنید؛ در چنین مواقعی باید با خودکار قرمز روی عبارت اشتباه یک خط می‌کشیم؛ سپس صحیح آن را با خودکار مشکی در بالای آن درج می‌کنیم.

♦️ در برخی موارد نیز جهت اصلاح اشتباهات در تحریر دفاتر قانونی باید نسبت به ثبت سند اصلاحی اقدام نمود.

♦️ مانده‌گیری از ترازها در پایان هر هفته کمک بسیار زیادی به تنظیم صحیح دفاتر قانونی می‌کند.

به حساب خود برسید.

موسسه حسابداری چرتکه پرداز

تجربه و اعتماد دو مولفه اساسی برای اثبات کیفیت خدمات توسط هر سازمان می باشد که جز با گذشت زمان بدست نمی آید. در این میان موسسه مالی و حسابداری چرتکه پرداز اعتماد شرکتها، کسب و کارها و سازمان های مختلف را به خود جلب کرده است.

رسالت ما ارایه خدمات با بهترین کیفیت در بالاترین سطح حرفه ای ممکن به مشتریانمان است. اعتقاد داریم که با این طرز عمل، می توانیم اعتبار خود را افزایش دهیم تا در حرفه مان بهترین بمانیم. ما به رعایت ارزش های اخلاقی با عمل کردن به آن ها، اعتقاد راسخ داریم.

قوانین پیچیده، بخشنامه‌های متعدد و ابهام و تعارض در قوانین، ایجاد یک گزارش مالی و ارائه آن به استفاده کنندگان برون سازمانی اعم از سازمان امور مالیاتی، سازمان تامین اجتماعی و .. را کاری بسیار تخصصی کرده است. این دشواری و پیچیدگی نه‌تنها باعث اتلاف وقت سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌شود، بلکه درنهایت موجب تحمیل هزینه های سنگین می‌شود و خسارت‌های گاه جبران‌ناپذیری را برای شرکت‌ها و سازمان‌ها به همراه می‌آورد. ما در موسسه چرتکه پرداز ادعای تسط کامل بر تمام قوانین و مقررات را نداریم اما همواره در تلاشیم که از آخرین تغییرات علم حسابداری و قوانین کشور با اطلاع بوده دانش خود را بروز نگهداریم.

جهت ارتباط با ما

آدرس :

گیلان، لنگرود، بلوار شهید عبدالکریمی، روبه روی پلیس+۱۰، کوچه صدف، پلاک۱۰، موسسه حسابداری چرتکه پرداز

تلفن تماس:

013-42531537

09112437827

09118548004